La tecnica del pomodoro insegna essenzialmente alle persone a focalizzarsi maggiormente sul compito, limitando il periodo di tempo delle interruzioni (e di fatto l’impegno nel mantenere a lungo la concentrazione), e garantendo interruzioni riparative allo sforzo.
Quante volte ci siamo detti o abbiamo sentito l’espressione “è una lotta contro il tempo”? Perché sì, il tempo è spesso visto come un nemico, un tiranno da cui difendersi, fonte di ansia a cui reagiamo con comportamenti inefficaci e procrastinazione.
Francesco Cirillo, offre una soluzione semplice e immediata per imparare a gestire efficacemente il tempo senza lasciarsi inghiottire dal suo inafferrabile divenire.
Nasce così la tecnica del pomodoro, descritta nell’omonimo libro (Cirillo, 2006).
La tecnica del pomodoro: origini e sviluppi
La tecnica del pomodoro nasce, agli inizi degli anni ‘90, dall’esigenza personale di Cirillo di migliorare l’organizzazione e la concentrazione nello studio, ai tempi dell’università.
Il nome deriva dal fatto che, per assumere a questa funzione, egli abbia utilizzato un tradizionale timer da cucina a forma di pomodoro.
Quella del pomodoro altro non è che un metodo di time management, consistente nel suddividere il lavoro in intervalli di 25 minuti, alternati da 5 minuti di pausa.
Ogni intervallo è chiamato “pomodoro”.
Tale tecnica insegna essenzialmente alle persone a focalizzarsi maggiormente sul compito, limitando il periodo di tempo (e di fatto l’impegno nel mantenere a lungo la concentrazione), e garantendo interruzioni riparative allo sforzo.
In seguito al successo riscontrato a livello personale, Cirillo ha perseguito nell’attuazione e perfezionamento della tecnica, rendendola pubblica.
Tale tecnica è infatti insegnata dal 1998 a singoli e dal 1999 a team.
Questo metodo, che si ispira alle idee del time boxing, si prefigge di contrastare due tendenze: la procrastinazione e il multitasking, in quanto, a dispetto di quanto spesso si creda, anche quest’ultimo può compromettere la produttività.
Una gestione efficace del tempo permette alle persone di fare di più e in meno tempo, promuovendo al contempo un senso di realizzazione e riducendo i rischi di un potenziale burnout.
L’obiettivo principale della tecnica del pomodoro è aiutare a sviluppare abitudini di lavoro efficienti, garantendo un miglioramento continuo.
Processo e metodo
Il processo alla base della tecnica del pomodoro è costituito da 6 fasi:
- Definire le attività da svolgere durante la giornata
- Eliminare le potenziali fonti di distrazione (email, chat, social media e qualsiasi cosa non pertinente al compito da eseguire)
- Impostare il timer per 25 minuti no-stop di puro lavoro
- Concentrarsi sul compito da eseguire finché il timer non squilli (completando il record di un pomodoro)
- Fare una pausa di 3-5 minuti
- Al termine di 4 pomodori completati, fare una pausa dai 15 ai 30 minuti
È importante sapere che l’unità atomica di tempo è un pomodoro. Esso infatti non è nè divisibile nè interrompibile, pertanto in caso di interruzione, l’intero intervallo sarà da considerarsi non valido.
In merito alle pause, è fondamentale staccarsi dal compito a tutti gli effetti; ne consegue che attività come leggere le email, discutere con un collega di lavoro o continuare a pensare a quello che si è fatto o non si è fatto nel precedente pomodoro, durante i 5 minuti di break, sono assolutamente sconsigliate.
Cirillo suggerisce piuttosto attività semplici e salutari come fare stretching, bere un bicchiere d’acqua, pensare alla meta del prossimo viaggio o all’imminente cena della sera, fare una chiacchierata con i colleghi etc.
Gestire “l’ansia da squillo” e invertire la dipendenza dal tempo
Il Pomodoro rappresenta una astrazione di tempo, una scatola capace di contenere e limitare il divenire e da cui il tempo finisce per dipendere. [..] Proprio rompendo e invertendo la dipendenza con il divenire che emerge una diversa visione del tempo.
Un effetto collaterale che può verificarsi, soprattutto nei primi tentativi di utilizzo della tecnica, è l’ansia dovuta al sentirsi sotto controllo da quel ticchettio che scandisce il tempo restante.
Tale vissuto si verifica più di frequente con le persone fortemente orientate ai risultati, dove la paura sottostante è quella di non mostrarsi efficaci come si vorrebbe, a sé stessi e agli altri, e per cui ogni ticchettio sembra svelare la propria incapacità. Eppure percepire quel “tic-tac” come un suono tranquillizzante è possibile.
Il primo passo è assumere che, con la tecnica del pomodoro, non è importante “sembrare veloci” ma “arrivare a essere veloci”, misurando sé stessi e il proprio modo di lavorare.
Per tale ragione, il primo obiettivo della tecnica è quello di segnare il numero di pomodori spesi per compiere un’attività. Raccogliere il dato e riportarlo, senza aspettative di risultato, senza giudizio. Il processo diventa: lavorare, misurare, osservarsi ed eventualmente migliorarsi, e così via.
È stimolando il valore della continuità, che si giunge alla produttività. Il ticchettio assume un suono diverso nel momento in cui si inverte la dipendenza dal tempo, il tic tac non è più una impellente esortazione a muoversi, bensì un invito a restare concentrati, a continuare. Ogni pomodoro è un’opportunità di miglioramento.
Il concetto di time-box abbinato a quello di tempo che scorre “al contrario” (da 25 minuti a 0), tipiche del pomodoro, generano una tensione positiva (eustress) che facilita il processo di decision-making e in generale lo slancio vitale necessario al contempo ad affermare sé stessi ed a realizzare attività.
Più il tempo passa e più la sensazione di ansia si reduce a favore di una maggiore consapevolezza e focalizzazione sul qui ed ora, con conseguente aumento di produttività.
Considerazioni finali
Trasversalità e semplicità della tecnica
La tecnica del pomodoro è stata applicata con successo in vari ambiti: pianificare il lavoro, scrivere libri, preparare rapporti tecnici, gestire incontri di lavoro, eventi di formazione etc.
Le uniche attività in cui la tecnica è sconsigliata riguardano quelle del tempo libero, in quanto l’applicazione renderebbe tali attività finalizzate e programmate.
Non resta che scegliere il giusto timer, meccanico o elettronico che sia, e iniziare!
Apprendimento
L’apprendimento della tecnica è immediato, con tempi che vanno dai 7 ai 20 giorni di applicazione costante per l’acquisizione completa.
I tempi di apprendimento si dilatano, invece, quando la tecnica viene applicata in team (per cui si rimanda al testo “Applicare la Tecnica del Pomodoro in Team”).
Il valore del distacco
Le numerose pause sono l’aspetto cruciale della tecnica del pomodoro, le quali favoriscono il funzionamento efficace e consapevole della propria mente, con relativo aumento della produttività.
Il distacco al termine dei 25 minuti, consente di vedere le cose in modo diverso, apportando soluzioni diverse e incrementando la creatività.
Tuttavia in molte realtà, le pause vengono spesso disincentivate, considerate fonte di distrazione o indice di debolezza, a favore di comportamenti “da duri” che non lasciano neanche per un secondo la loro postazione. In realtà questa modalità di accanimento non fa che generare frustrazione, poca lucidità e inefficienza sul lavoro.
Fermarsi, invece, permette di osservarsi dall’esterno, aumentando la consapevolezza di sé e di ciò che si sta facendo.
Il fermarsi diventa un punto di forza e non di debolezza, nella misura in cui il distacco sviluppa il valore della continuità. In un gioco di parole si potrebbe concludere che, per restare connessi, è fondamentale disconnettersi.
