Gestione Documentale: di cosa si tratta?
L’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) dà questa definizione:
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione.
Wikipedia fornisce queste informazioni:
Il Document management system (DMS), letteralmente Sistema di gestione dei documenti, è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente si tratta di un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.
Ogni giorno le Aziende si trovano a fare i conti con enormi e continui flussi di lavoro che possono (e devono) essere migliorati per restar dal passo con i tempi. Ogni giorno le Amministrazioni devono raccogliere, ordinare, catalogare, organizzare, conservare, gestire dati e documenti che circolano in grandissima quantità e velocità. In tutto questo sistema, una corretta gestione documentale può risultare come strategia vincente da adottare.
Quali sono i documenti con i quali adottare la gestione documentale?
PEC, E-Mail, immagini, scansioni, fatture, documenti office, fatture e molto altro.
Document Management System (DMS)
Ovvero, un software di gestione documentale che agevola l’accesso alle informazioni conservate.
Questo permette di ridurre notevolmente i costi aziendali per archiviazione, ottimizzando anche il workflow documentale e garantendo l’operatività lavorativa.
I Vantaggi?
Ricerca: informazioni e documenti recuperabili in pochi istanti.
Accessibilità: possibilità di raggiungere le informazioni ovunque, sia da web che da client.
Eco – Friendly: particolare attenzione all’ambiente e alla riduzione di inquinamento, grazie all’eliminazione della carta.
Sicurezza: la personalizzazione degli accessi permette di accedere ai file solo a chi dispone degli permessi necessari per farlo. Inoltre, vengono rispettare le normative sulla privacy.
Valore ai documenti: la possibilità di valorizzare i propri documenti, grazie all’archiviazione, alla conservazione e rendendoli inalterabili nel tempo.
Riduzione dei costi: si abbattono costi di archiviazione, spedizione e gestione dei documenti. Inoltre, un buon sistema di gestione documentale permette di evitare inutili perdite di tempo e, di conseguenza, ottimizzare il lavoro.
